WEB社内報の強化がテレワークのやる気低減を抑止。SESにも効果的です
従業員エンゲージメントを高める秘策を講じてやる気にさせる。
テレワークがうまく行かない。生産性が低下してしまった。そのワケは…運用の方法が間違っていることや、カルチャー浸透の薄れが生じているなど、理由はあれど総じて言えるのは社員らのエンゲージメント低下が根底にある。
昨今、テレワークが当たり前化してきたこともあり
・出社ストレスがなくなった。
・ムダな会議が減った。
・移動することが少なくなり、交通費を削減できた。
などのメリットがある一方で
・1人で仕事している感じで、モチベーションが上がらない。
・社員とのコミュニケーションがとりづらくなった
といったデメリットも生じています。
リモートで仕事をしているということもあって、社員同士の距離感が生まれてしまっていますよね。
そこで１つのコミュニケーションツールとなるのが社内報です。
え？社内報ってそんな効果があるの？という声が聞こえてきそうなので、今回はテレワークにおける社内報についてお話をさせていただきます。
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目 次
社内報はテレワークの穴を埋める
社内報の役割は、ご存知ですか？
・社内報を作っているが、本当にやる意味あるの？ って思う。
・これまでずっと社内報を作成したが、全然読まれていない。
・社内報は形式上あるが、社内報の意味や目的について知らない。
そんなふうに思われる方もいらっしゃるかと思います。
社内報の目的は主に５つ
❶ 社員への情報共有
❷ コミュニケーションを活性化
❸ 社員のモチベーション向上
❹ 社員教育
❺ 企業の成長
つまり社内報は、企業と社員をつないでくれる大切なものだということです。
ただ、テレワークによって社員が自宅にいるということもあり、社内報を作成しにくい状況ですよね。
以下、テレワークでの社内報づくりのポイントについてご紹介させていただきます。
テレワーク下の社内報づくりのポイント
社員の顔が見えず、必要最低限のコミュニケーションしかとれない。そんな状況であっても、社内報はオンラインのみで作成できます。
▼以下のポイントを抑えて、社内報を作成していきましょう。
①WEB会議前に準備をする
会議前に企画をチャットやメールで共有したり、それぞれに企画を考えてもらうように指示をしておきましょう。事前に読んでおいてもらったり、企画を作成しておいてもらうことで、効率のよいWeb会議ができます。
社内で仕事をしている状況と違い、これを質問したい、となってもテレワークではテレビ電話やチャットなどを使わないとコミュニケーションが取れません。
説明が不十分だったことが原因で、再度Web会議をしなくてはならなくなったり、チャットで社員から質問が殺到したりと、のちのちコミュニケーションをたくさん取らないといけなくなるような事態を防ぐためにも、事前準備をしっかりしておきましょう。
また、社員個人が進められるところは進めるように指示をしておくと、仕事がよりスムーズに進んでいきますよ。
②写真撮影を工夫しよう
テレワークの社内報作成で難しいのが「写真撮影」です。Web会議のスクリーンショットは鮮明さがありません。
自宅にいるということもあり、社員が働いている様子といったリアルさも伝えにくいですよね。
ここをクリアにする方法は３つ。
【1】社員が出社したときに撮影して、送ってもらう。
【2】イラストやイメージ画像で代用する
【3】過去の写真を使用する
いずれかの方法で、写真を用意することができます。
今後このような事態が起こった際に、写真がない…ということにならないように、いろんな写真をストックしておくことをおすすめします。
③テレワークだからこその企画をする
経営悪化による先行きの不安、テレワークによる孤独感、外出自粛によるストレス。
さまざまな負の感情を抱えている従業員に対して、自社は安心して働ける会社ですよ！というメッセージを伝えることが大切です。
従業員同士がつながりを感じるもの、従業員の心のケアを目的にした企画案を考えてみましょう！
（例）
・テレワークで仕事をしている社長の1日
・在宅勤務のランチタイム・レシピ紹介
・オンラインラジオ体操
・新入社員インタビュー
・会社が実践しているコロナ対策
特にコロナの影響でなかなか出社ができず、テレワークとなった新入社員は、例年以上に大きい不安を感じています。
既存社員も、新入社員がどんなキャラクターの社員か？が分からないまま、いっしょに仕事をしていくのは難しいですよね。
新入社員のキャラクターが見えるような企画をして、社内報で伝えるというのも効果的です。
テレワークおすすめのグループウェア
テレワークで社内報を作成したりと、情報共有はスムーズに行いたいですよね。
社員とのコミュニケーションをよりしやすくする、そして効率的にするためには、『グループウェア』の使用をおすすめします。
グループウェアというのは、掲示板、スケジュール管理、プロジェクト一括管理など、社内の情報共有やコミュニケーションをしやすくすることで業務を効率化するためのシステムです。
■サイボウズ
サイボウズOfficeは、国内シェアNo1.のグループウェアです。ベンチャー企業、中小企業に利用されています。
掲示板やスケジュール管理、メッセージやメールといった基本的なグループウェアの機能はもちろんですが、タスク管理やプロジェクトの一元管理、申請・決裁を処理できるワークフローといった業務効率をアップさせてくれる機能もあります。
初期費用不要で、1ヶ月の契約からはじめられるので、お試しに取り入れてみようかな？と検討中の方にもおすすめです。
スタンダードコースは月500円、プレミアムコースは月800円と低価格なのも魅力的ですよね。
サイボウズOffice
https://office.cybozu.co.jp/
■TUNAG＜ツナグ＞
TUNAGは、WEB社内報専門アプリです。
経営理念、社内ルール（福利厚生制度・健康診断のお知らせなど）といった“社内共有事項”や、新入社員の自己紹介、部署・店舗紹介、MVP受賞者発表といった“社員同士をつなげる発信”ができます。
社内報専門アプリということもあって、社員の閲覧状況をデータで見ることができたり、スマホ対応しているので場所を問わずに閲覧できたり、タイムラインを通じてSNSのような感覚で既読機能やコメント・スタンプで反応することもできます。
また、アプリ内にチャットやプロフィール・記事投稿など、バリエーションのある機能から、会社に合わせて必要な機能だけ取り入れることができます。
社内報をより身近に感じ、楽しんで無理なく続けることができるグループウェアですね。
TUNAG＜ツナグ＞
https://tunag.jp/ja/
■InternalCommunication（コミュニケーションポータル）
ブログのように簡単に記事投稿ができ、社内報づくりをしている従業員の負担を減らせます。
月200円という低価格ながら、現在（2020年8月時点）、14日間の無料体験サービスも申し込みができます。導入前に、使い勝手を試すこともできますよ。
また、InternalCommunication（コミュニケーションポータル）はWaWaOfficeシリーズのうち、「社内報」のグループウェアですが、そのほかにも「名刺管理」や「タイムカード」、「営業日報」などの管理システムも取り揃えております。
必要なサービスを組み合わせて、活用していくこともできますよね。
InternalCommunication（コミュニケーションポータル）
https://www.wawaoffice.jp/product/communication/
さいごに
いかがでしたでしょうか？
今回は、テレワークにおける社内報についてお話をさせていただきました。
コミュニケーションがとりにくい状況のなかでも、社内報づくりを工夫することで、社員同士の距離感を縮めることができます。
社内報づくりに不便さや効率の悪さを感じているという方は、ぜひグループウェアの導入も検討してみてください。
